Version 1.0 · 3. september 2026

Databehandleraftale

Den her aftale indgås automatisk, når du opretter dig. Du skal ikke underskrive noget. Den gælder mellem dig som dataansvarlig og Otto som databehandler, og den opfylder kravet i databeskyttelsesforordningens artikel 28, stk. 3, om at der skal foreligge en skriftlig aftale.

1. Parterne

Dataansvarlig: den virksomhed, der har oprettet en konto hos Otto. Det er dig. Du bestemmer, hvilke henvendelser der sendes videre, og hvad de bruges til.

Databehandler: Otto, drevet af HMR Drive ApS, CVR-nr. 45954749, Norsgade 2, 1. 2., 8000 Aarhus C, tobias@bendsen.name.

2. Hvad behandlingen går ud på

Formålet: at læse de henvendelser, du videresender, og skrive et udkast til svar, som du selv godkender.
Karakteren: modtagelse, midlertidig opbevaring, maskinel tekstbehandling og fremvisning af udkastet til dig. Der sker ingen profilering, ingen automatiske afgørelser med retsvirkning, og oplysningerne bruges aldrig til at træne modeller.
Varigheden: så længe du har en konto, og højst 90 dage derefter.

3. Hvilke oplysninger, og om hvem

Otto behandler det, der står i de henvendelser, du selv sender videre. Vi vælger ikke indholdet, og vi henter ikke noget selv.

Kategorier af registrerede: dine kunder og potentielle kunder, altså dem, der skriver til dig.
Typer af oplysninger: navn, mailadresse, telefonnummer, adresse og det fritekstindhold, afsenderen selv har skrevet.

Følsomme oplysninger hører ikke til her. Otto er bygget til almindelige forespørgsler om ydelser og priser. Send ikke helbredsoplysninger, CPR-numre, fagforeningsforhold eller andet fra artikel 9 og 10 videre. Sker det alligevel, fordi en afsender selv skriver det, behandles det efter denne aftale. Men systemet er ikke indrettet til det, og du bør overveje at lade være med at videresende den slags post.

4. Instruks

Otto behandler kun oplysninger efter din dokumenterede instruks. Din instruks er: de indstillinger, du har valgt på din egen side (ydelser, priser, tone, forbehold, loft og tilstand) sammen med denne aftale. Ændrer du indstillingerne, ændrer du instruksen.

Mener Otto, at en instruks strider mod databeskyttelsesreglerne, får du besked, inden den følges.

5. Sikkerhed

De foranstaltninger, der faktisk er truffet, ikke en hensigtserklæring:

Al trafik går over TLS. Databasen ligger i EU (Frankfurt) og kan kun nås med legitimationsoplysninger, der ikke findes i kildekoden.
Hver kunde har sin egen indgående adresse, og al databaseadgang filtreres på kunde-id. En kunde kan ikke nå en andens post.
Links til godkendelse og indstillinger er kryptografisk signerede, gælder syv dage og virker kun til den ene handling, de er lavet til.
Indgående post afvises, hvis afsenderens signatur ikke kan verificeres.
Otto sender aldrig et svar til en fremmed, uden at du har trykket på knappen. Undtagelsen er hvis du selv har slået en fast kvitteringstekst til, og den tekst skriver du selv.
Der er et dagligt loft pr. kunde og en nødbremse, du selv kan trykke på.
Betaling håndteres af Stripe. Kortoplysninger passerer aldrig gennem Ottos systemer og opbevares ikke hos os.

6. Underdatabehandlere

Du giver hermed generel godkendelse til brug af underdatabehandlere. Den til enhver tid gældende liste står på /underdatabehandlere.html og er en del af denne aftale.

Tilføjes eller udskiftes en underdatabehandler, får du besked på mail mindst 30 dage før. Kan du ikke acceptere ændringen, kan du opsige uden varsel og uden betaling for den resterende periode.

7. Overførsel til lande uden for EU/EØS

Én overførsel finder sted: selve modelkaldet til Anthropic i USA. Det er henvendelsens tekst plus dine egne oplysninger om ydelser og tone. Grundlaget er EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser. Alt andet (mail, database, drift) ligger i EU.

8. Hjælp til dine egne pligter

Anmodninger fra registrerede (indsigt, sletning, indsigelse): skriv til mig, og du får svar inden for 5 arbejdsdage, så du kan overholde din egen frist på en måned.
Sikkerhedsbrud: du får besked uden unødig forsinkelse og senest 24 timer efter, at jeg er blevet opmærksom på det, med det jeg ved på det tidspunkt. Din egen frist over for Datatilsynet er 72 timer, og de 24 timer er sat, så du kan nå den.
Dokumentation: du kan når som helst bede om at få oplyst, hvad der er gemt om dine henvendelser, og få en kopi.

9. Tilsyn

Du har ret til at føre tilsyn. I praksis: du kan bede om dokumentation og få den, og du kan få en gennemgang af opsætningen. Ønsker du en revision på stedet, aftales tid og omkostning på forhånd. Det er ikke et nej, men det er en lille virksomhed, ikke en driftsorganisation med et revisionsteam.

10. Fortrolighed

Kun jeg har adgang til driftssystemerne. Der er ingen ansatte og ingen underleverandører med menneskelig adgang til dine data. Skulle det ændre sig, opdateres denne aftale, og du får besked efter fristen i punkt 6.

11. Sletning ved ophør

Ved ophør slettes alle personoplysninger senest 90 dage efter. Beder du om sletning før, sker det inden for 30 dage. Du kan i stedet bede om at få dem udleveret først. Bogføringsmateriale (altså fakturaer, ikke henvendelser) opbevares i fem år, fordi bogføringsloven kræver det.

12. Ændringer, ansvar og lovvalg

Ændres aftalen, får du besked på mail mindst 30 dage før. Ansvar følger handelsbetingelserne. Dansk ret, danske domstole.

Det her er skrevet af mig, ikke af en advokat. Det dækker kravene i artikel 28 punkt for punkt, og hver eneste sikkerhedsforanstaltning i punkt 5 er noget, der faktisk er bygget, ikke noget, der lyder godt. Men før der er mange kunder, bør det læses igennem af en, der har forstand på det.